Jesteśmy spółką z o. o. Prowadzimy ewidencję kosztów w układzie rodzajowym na „4”. Zawarliśmy umowę ubezpieczenia w październiku 2019 r. od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Okres objęty ubezpieczeniem to 1.11.2019 r. – 31.10.2020 r. Czy możemy ten koszt ująć jednorazowo w momencie poniesienia ?
Odnosząc się do pytania, koszty dotyczące ubezpieczenia OC zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej na podstawie zawartej polisy. Z wskazanego przez Państwa okresu wynika, że umowa dotyczy przyszłego okresu sprawozdawczego. Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że:
Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.
Do czynnych rozliczeń międzyokresowych należy przyjąć kwotę faktycznie poniesionych opłat na to ubezpieczenie. Wielkość odpisów wyznacza się dzieląc kwotę składki na liczbę miesięcy lub dni. Wybraną formę dokonywania odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów spółka powinna ująć w polityce rachunkowości jednostki.
Ewidencję odpisów w tym przypadku prowadzi się na koncie „640 – Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. W związku z tym przykładowe księgowanie może odbywać się poniższymi zapisami:
- Polisa dot. OC firmy:
- Wn 409 Pozostałe koszty rodzajowe
- Ma 249 Pozostałe rozrachunki (w analityce: np. Ubezpieczenia)
- Zapłata składki z rachunku firmowego:
- Wn 249 Pozostałe rozrachunki
- Ma 131 Rachunek bieżący
- Koszty do rozliczenia w czasie:
- Wn 640 Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów
- Ma 490 Rozliczenie kosztów
- Koszty ubezpieczenia za pojedynczy miesiąc np. listopad (1/12 wysokości składki):
- Wn 490 Rozliczenie kosztów
- Ma 640 Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Konto 490 może w trakcie roku wykazywać saldo Ma. Na koniec roku saldo konta 490 przenosi się na konto „860 Wynik finansowy”.
W odpowiedzi na pytanie jednostka nie może ująć kosztu jednorazowo w dacie poniesienia, natomiast może też skorzystać z uproszczeń w rozliczaniu kosztów w ramach przyjętej polityki rachunkowości w sytuacji, gdy nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową spółki oraz na wynik finansowy, jak wynika z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W tej sytuacji, jeżeli jednostka uzna, że może zastosować uproszczenia, to część składki ubezpieczeniowej dotyczącej 2019 r. może ująć w momencie poniesienia kosztu, a część dotyczącą 2020 r. może ująć w styczniu 2020 r. jednym zapisem.
Jestem księgowym z kilkuletnim doświadczeniem w zawodzie i głównym redaktorem na KsiegujZNami.pl. Postanowiłem dzielić się w Internecie swoją wiedzą z zakresu rachunkowości, by ułatwić życie innym.
Posiadam certyfikat specjalisty ds. rachunkowości wydany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce
