Zrozumienie związku między programami zwrotu gotówki, znanymi jako cash back, a opodatkowaniem podatkiem od towarów i usług (VAT), zależy od definiowania zwrotów gotówki jako formy rabatu. W ciągu ostatnich lat promocje cash back, gdzie klienci otrzymują zwrot części wydanych pieniędzy, zyskały na popularności. Te promocje zazwyczaj odbywają się poprzez specjalne portale cashbackowe, na których klienci, na przykład, podając numer paragonu, zgłaszają chęć uzyskania zwrotu gotówki. Promocje cash back występują na różnych poziomach, od producentów towarów, przez hurtownie, aż do sklepów.
Analiza opodatkowania zwrotu gotówki
Według obecnej ustawy VAT oraz interpretacji organów podatkowych, aby usługa podlegała opodatkowaniu VAT, musi istnieć bezpośredni związek przyczynowy między świadczoną usługą a otrzymanym świadczeniem wzajemnym. Oznacza to, że zapłacone kwoty powinny stanowić rzeczywiste wynagrodzenie za usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego, a otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia.
Jednakże, jeżeli organizator promocji (czyli podmiot inny niż dostawca, dystrybutor lub sklep, który pełni rolę pośrednika) dokonuje zwrotu gotówki na rzecz uczestnika promocji (konsumenta) i nie świadczy żadnej usługi ani nie dostarcza żadnego towaru dla uczestnika promocji, taka czynność jest poza zakresem VAT. Organizator promocji nie jest podmiotem, który dokonał sprzedaży towarów lub usług konsumentowi, z tytułu której przysługuje zwrot gotówki. Nie udziela zatem rabatu w rozumieniu ustawy VAT. To podejście jest zgodne z interpretacją indywidualną Izby Skarbowej w Katowicach (z 5 stycznia 2017 r.) oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (z 5 maja 2021 r.).
Rola faktury w zwrocie gotówki
Ponieważ zwrot gotówki nie jest opodatkowany VAT, nie jest on dokumentowany za pomocą faktury. Polskie przepisy nie określają konkretnego dokumentu, który powinien zostać wykorzystany do dokumentowania cash back. Nie jest to faktura, ale nie ma przeszkód, aby był to np. dokument księgowy, tak zwana nota księgowa. Tego typu stanowisko jest zgodne z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (z 21 stycznia 2021 r.).
Rabat pośredni i jego dokumentacja
Zgodnie z obecnymi zasadami VAT, jeżeli rabat jest udzielany po sprzedaży i wystawieniu faktury, która pierwotnie określa podstawę opodatkowania (tzw. rabat potransakcyjny), wówczas taka czynność wymaga wystawienia faktury korygującej in minus. Jednakże, faktura korygująca może zostać wystawiona jedynie w sytuacji udzielania rabatu bezpośredniemu nabywcy. Nie można wystawić faktury korygującej, gdy między kontrahentami nie doszło do dostawy lub świadczenia usług i w konsekwencji nie wystawiono pierwotnej faktury.
W przypadku, gdy producent (dostawca) towaru decyduje się na udzielenie konsumentowi rabatu w formie cash back, pomijając bezpośredniego sprzedawcę towarów (np. hurtownię/sklep), mówimy o rabacie pośrednim. Taki rabat należy udokumentować notą księgową, a nie fakturą korygującą. Promocje cash back dla konsumentów są najskuteczniejszym sposobem obniżania cen dla klientów.
Udzielanie rabatu bezpośrednio podmiotowi na wcześniejszym etapie obrotu (np. hurtownikowi) może spowodować, że rabat zostanie skonsumowany przez te podmioty i nie przekłada się efektywnie na cenę, którą musi zapłacić ostateczny klient. W takim przypadku, promocja cash back, tj. rabat pośredni udzielony konsumentom, będzie dla producenta (dostawcy) rabatem, o którym mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. W rezultacie, udzielając tych rabatów, producent (dostawca) ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT z tytułu sprzedaży towarów klientom.
Cała kwota udzielonego rabatu powinna być uwzględniona dla celów podatku VAT. Taki stanowisko jest zgodne z interpretacją indywidualną Izby Skarbowej w Warszawie (z 25 marca 2015 r.).
