Z dniem 1 października 2018 r. wchodzą w życie nowe regulacje w zakresie składania sprawozdań finansowych. Będą mogły być składane jedynie poprzez internet i podpisywane podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym – ePUAP.
Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego ciąży na podmiotach obligatoryjnie prowadzących księgi rachunkowe oraz na tych, którzy samodzielnie wybrali ten sposób ewidencjonowania działalności gospodarczej.
Zgodnie z art. 52 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, jednostki są zobowiązane sporządzić roczne sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin sporządzenia dokumentów finansowych upływa z dniem 31 marca roku następnego. (Dla 2017 r. termin to 31 marca 2018 r.) Na mocy art. 53 ust. 1 Ustawy, sporządzone sprawozdanie jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający w ciągu maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Od momentu zatwierdzenia sprawozdania, kierownik jednostki, zgodnie z art. 69 Ustawy ust. 1, w ciągu 15 dni winien złożyć niezbędne dokumenty we właściwym sądzie rejestrowym. W przypadku niezatwierdzenia sprawozdania w wyżej wymienionym terminie wynikającym z Ustawy, należy je złożyć niezatwierdzone w ciągu 15 dni po ustawowym terminie, a w sytuacji, gdy zostanie później zatwierdzone, złożyć je ponownie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, tak jak wynika z art. 69 ust. 2 Ustawy.
Na podstawie ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych ustaw, od 15 marca 2018 r. obowiązują nowe zasady składania sprawozdań finansowych do KRS. Od tego dnia sprawozdania finansowe można wysyłać jedynie poprzez system teleinformatyczny S24, a nie w formie papierowej, jak było dotychczas.
Dotyczy to również sprawozdań za lata wcześniejsze, które nie zostały złożone do KRS!
Niemniej jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy, trwający do 30 września 2018 r.
Spółki mogą sporządzić dokumenty finansowe w formie papierowej, podpisać zgodnie ze sposobem reprezentacji i je zeskanować. Załączone skany w systemie S24 podpisuje profilem zaufanym ePUAP lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym przynajmniej jedna osoba, która jest upoważniona do reprezentacji danego podmiotu gospodarczego.
Sprawozdania spółki nie może złożyć prokurent!
Sporym problemem może być sytuacja, gdy w Zarządzie Spółki figurują obcokrajowcy nieposiadający ujawnionego numeru PESEL w Krajowym Rejestrze Sądowym. W takim przypadku cudzoziemcy muszą uzyskać PESEL, a po uzyskaniu wpisać do Krajowego Rejestru Sądowego. Następnie są obowiązani zakupić podpis elektroniczny lub założyć ePUAP. Alternatywnym wyjściem z tej sytuacji dla spółek może być uzupełnienie Zarządu o osobę, która już posiada nadany numer PESEL.
Poza powyższym jednostka ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie w ciągu 10 dni od zatwierdzenia do właściwego Urzędu Skarbowego. Do 30 września 2018 r. będzie to możliwe jeszcze w formie papierowej na tych samych zasadach, jak we wcześniejszych latach.
Jednakże z dniem 1 października 2018 r. wchodzą w życie kolejne zmiany. Sprawozdania finansowe będą musiały być złożone jedynie w formie elektronicznej oraz podpisane profilem ePUAP lub podpisem kwalifikowanym. Wszystkie osoby wskazane do reprezentacji podmiotów winny uzyskać ePUAP lub podpis certyfikowany. Sprawozdania z repozytorium KRS będą przesyłane do CRDP (Centralnego Rejestru Danych Podatkowych), w związku z tym podmioty wpisane do KRS nie będą już wysyłać dokumentów do urzędów skarbowych. Firmy nie figurujące w KRS będą obowiązane do wysyłki dokumentów elektronicznie (JPK) do szefa KAS.
UWAGA!
Niezłożenie dokumentów przez jednostkę, zgodnie z art. 79 Ustawy powoduje popełnienie wykroczenia skarbowego i podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. W sytuacji, gdy organ, do którego należało złożyć dokumenty nie posiada informacji o popełnieniu czynu zabronionego przez jednostkę, możliwe jest ich złożenie wraz z oświadczeniem o popełnieniu wykroczenia, tzw. „czynnego żalu”.
Jestem księgowym z kilkuletnim doświadczeniem w zawodzie i głównym redaktorem na KsiegujZNami.pl. Postanowiłem dzielić się w Internecie swoją wiedzą z zakresu rachunkowości, by ułatwić życie innym.
Posiadam certyfikat specjalisty ds. rachunkowości wydany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce
