Zarządzanie finansami w firmie wymaga odpowiednich narzędzi, a wybór programu do wystawiania faktur stanowi fundamentalną decyzję dla każdego przedsiębiorcy. Rynek w 2025 roku przedstawia szeroką gamę możliwości – od podstawowych aplikacji przeznaczonych dla osób pracujących na własny rachunek po kompleksowe platformy obsługujące pełną sprawozdawczość finansową i kontrolę zapasów.
Przeanalizowałem najważniejsze rozwiązania dostępne na rynku, biorąc pod uwagę ich możliwości techniczne, łatwość użytkowania oraz relację między ceną a oferowanymi funkcjami. Każdy typ działalności gospodarczej ma odmienne wymagania, dlatego przedstawię opcje odpowiednie zarówno dla indywidualnych przedsiębiorców, jak i dla większych organizacji biznesowych.
Najlepsze narzędzia do wystawiania faktur
Faktura.pl zapewnia błyskawiczne tworzenie dokumentów finansowych. Fakturownia oferuje prostotę obsługi dla początkujących użytkowników.
wFirma dostarcza rozszerzone możliwości dla złożonych wymagań biznesowych. FakturaXL wyróżnia się konkurencyjnymi cenami usług.
iFirma specjalizuje się w obsłudze e-commerce. InFakt łączy fakturowanie z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, a Firmao zawiera dodatkowe funkcjonalności biznesowe.
Skrót rankingu – rekomendacje
Po przeprowadzeniu szczegółowych testów wybrałem trzy najlepsze rozwiązania do fakturowania, które wyróżniają się funkcjonalnością i łatwością użytkowania.
Faktura.pl zajmuje pierwsze miejsce w moim zestawieniu. To rozwiązanie charakteryzuje się:
- Błyskawicznym procesem tworzenia dokumentów
- Możliwością otrzymywania natychmiastowych płatności
- Przemyślanym interfejsem użytkownika
- Szerokim zakresem opcji automatyzacji
Program zapewnia kompleksową ochronę danych i oferuje bezpłatny okres próbny.
Fakturownia wyróżnia się prostotą obsługi i będzie idealnym wyborem dla użytkowników poszukujących szybkiego fakturowania. Główne zalety to:
- Efektywne tworzenie dokumentów
- Funkcjonalna aplikacja na urządzenia mobilne
- Stały dostęp do darmowej wersji
- Liczne możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami
To rozwiązanie sprawdzi się szczególnie w firmach prowadzących działalność online.
wFirma stanowi kompleksowe narzędzie biznesowe oferujące:
- 30-dniowy bezpłatny test
- Zaawansowane funkcje automatyzacji
- Wbudowany moduł zarządzania relacjami z klientami
- Przejrzysty interfejs
Program łączy fakturowanie z pełną księgowością i zarządzaniem magazynem. Każde z przedstawionych rozwiązań można przetestować bez ponoszenia kosztów, co pozwala na wybór najlepszego narzędzia dla konkretnych potrzeb biznesowych.
Zestawienie 7 najskuteczniejszych rozwiązań do wystawiania faktur
Przygotowałem szczegółowe porównanie programów fakturowych dostępnych w 2025 roku. Większość oferuje darmowy okres próbny do testowania funkcjonalności.
| Program | Idealny dla | Cena od |
|---|---|---|
| Faktura.pl | Małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce | 14 zł/mies. |
| Fakturownia | Prostej obsługi i szybkiego tworzenia dokumentów | 10 zł/mies. |
| wFirma | Kompleksowego zarządzania dokumentami i księgowością | 19 zł/mies. |
| FakturaXL | Ekonomicznego i prostego fakturowania | 12 zł/mies. |
| iFirma | E-commerce i przedsiębiorców internetowych | 13 zł/mies. |
| inFakt | Pełnej księgowości i obsługi dokumentów | 25 zł/mies. |
| Firmao | Firm potrzebujących zaawansowanych opcji | 49 zł/mies. |
Każde rozwiązanie ma swoje mocne strony. Fakturownia wyróżnia się najniższą ceną, podczas gdy Firmao oferuje najbogatszy zestaw funkcji dla wymagających użytkowników.
Ranking TOP 7 najlepszych programów do fakturowania online
Faktura.pl zajmuje pierwsze miejsce w moim zestawieniu programów fakturujących. To rozwiązanie działa na polskim rynku już ponad dwie dekady i obsługuje pół miliona użytkowników.
Program wyróżnia się prostym interfejsem, który pozwala wystawić fakturę w kilkadziesiąt sekund. Dokument można automatycznie wysłać mailem do klienta. Połączenie niskiej ceny z szerokim zakresem funkcji czyni z tego narzędzia optymalne rozwiązanie dla większości polskich przedsiębiorstw.
Szczególnie cenię 30-dniowy okres testowy, który umożliwia sprawdzenie wszystkich opcji przed podjęciem decyzji o zakupie. W trakcie moich testów aplikacja działała stabilnie i szybko.
| Zalety | Wady |
|---|---|
| Błyskawiczne fakturowanie | Ograniczone możliwości integracji |
| Natychmiastowe płatności | Brak aplikacji mobilnej |
| Wysoki poziom bezpieczeństwa | |
| Rozbudowane funkcje automatyzacji | |
| Intuicyjny interfejs |
Funkcjonalności Faktura.pl
Aplikacja oferuje moduł dokumentów do segregowania faktur, generowania raportów oraz monitorowania płatności cyklicznych. System magazynowy pozwala tworzyć dokumenty magazynowe i śledzić stany produktów.
Program łączy się z Allegro i automatycznie generuje faktury dla kupujących. Funkcja automatycznej księgowości samodzielnie oblicza podatki – wystarczy wystawiać faktury i dodawać koszty.
Fakturownia plasuje się na drugiej pozycji jako najprostsze narzędzie do fakturowania online. Interfejs jest bardzo przejrzysty, a wystawienie dokumentu trwa kilkadziesiąt sekund.
Program oferuje czytelne raporty, wysokie bezpieczeństwo i obsługę wielu języków oraz walut. Dokumenty kosztowe można kategoryzować według statusów i typów.
Klienci mogą opłacać faktury płatnościami online przez BLIK, PayU, Przelewy24, PayPal lub Tpay. System obsługuje faktury zaliczkowe, cykliczne i paragony fiskalne.
Zalety Fakturowni:
- 30-dniowy bezpłatny test
- Przyjazny interfejs użytkownika
- Sprawna obsługa klienta
- Integracja z płatnościami online
Wady:
- Brak połączenia z Zapier
- Nieco przestarzały wygląd
Program integruje się z platformami: Shoper, Allegro, PrestaShop, WooCommerce, Stripe, Shopify, PayPal i Selly. To doskonały wybór dla działalności jednoosobowych.
wFirma zajmuje trzecie miejsce jako kompleksowe rozwiązanie dla firm potrzebujących pełnej księgowości. System oferuje zarządzanie bazą klientów i funkcje magazynowe.
Narzędzie pozwala wystawiać faktury w 9 językach we wszystkich walutach z własnym logo. Brak ograniczeń liczby użytkowników i wystawionych dokumentów.
Program idealnie sprawdzi się w firmach samozatrudnionych, małych przedsiębiorstwach i biurach rachunkowych. Dostępna jest bezpłatna wersja z podstawowymi funkcjami.
iFirma to czwarte miejsce w rankingu. Program wyróżnia się aplikacją mobilną, która pozwala fakturować z dowolnego miejsca przez smartfon.
System oferuje automatyczne księgowanie, integrację bankową i moduł kadrowo-płacowy. Interfejs jest nowoczesny i responsywny.
InFakt plasuje się na piątej pozycji. Narzędzie charakteryzuje się prostotą obsługi i szybkością działania. Program oferuje darmowy plan dla mikroprzedsiębiorców.
System posiada funkcje automatyzacji, przypomnienia o płatnościach i integrację z popularnymi platformami e-commerce.
Firmao zajmuje szóste miejsce jako system CRM z modułem fakturowania. Oprócz wystawiania dokumentów oferuje zarządzanie klientami, projektami i zadaniami.
Program zawiera kalendarz, system komunikacji wewnętrznej i moduł analityczny. To kompleksowe rozwiązanie dla średnich firm.
Symfonia Finanse i Księgowość zamyka ranking na siódmym miejscu. To profesjonalne narzędzie dla większych przedsiębiorstw wymagających zaawansowanej księgowości.
System oferuje pełną obsługę księgową, controlling i zaawansowane raportowanie. Program wymaga większego przeszkolenia personelu ze względu na złożoność funkcji.
Każde z przedstawionych rozwiązań ma swoje mocne strony i najlepiej sprawdza się w określonym segmencie firm. Wybór zależy od wielkości przedsiębiorstwa, budżetu i wymaganych funkcjonalności.
Oprogramowanie do wystawiania rachunków – definicja
Oprogramowanie do wystawiania rachunków stanowi narzędzie cyfrowe, które wspomaga przedsiębiorstwa w obsłudze dokumentów sprzedażowych. Automatyzuje kluczowe zadania związane z tworzeniem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur.
Takie rozwiązania wykorzystują zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i korporacje. Freelancerzy prowadzący własną działalność również korzystają z tego typu aplikacji.
Dostępne są różnorodne warianty tego oprogramowania:
- Aplikacje desktopowe – instalowane lokalnie na komputerze
- Platformy internetowe – działające w technologii chmurowej
- Systemy zintegrowane – połączone z narzędziami ERP lub CRM
Każde z tych rozwiązań oferuje podstawowe funkcje tworzenia dokumentów księgowych. Bardziej zaawansowane wersje umożliwiają integrację z bankowością elektroniczną oraz automatyczne przypomnienia o płatnościach.
Wybór odpowiedniego oprogramowania zależy od wielkości firmy i specyficznych potrzeb biznesowych.
Kluczowe funkcje programu do fakturowania
1. Tworzenie i modyfikacja dokumentów
Podstawową możliwością każdego oprogramowania fakturowego jest generowanie nowych dokumentów oraz wprowadzanie zmian w już utworzonych. Ta funkcja powinna pozwalać na wpisywanie informacji o kontrahentach, towarach, usługach, cenach i podatkach.
Program musi umożliwiać dodawanie terminów zapłaty oraz specjalnych adnotacji. Edycja powinna być intuicyjna i pozwalać na szybkie wprowadzanie poprawek bez utraty wcześniej wprowadzonych danych.
2. Personalizowane wzory dokumentów
Dobry system powinien oferować możliwość dostosowania wyglądu faktur do marki firmy. Zmiana kolorystyki, układu pól oraz dodanie logo to podstawowe opcje personalizacji.
Wzory muszą być elastyczne, aby można było dodawać lub usuwać elementy zgodnie z potrzebami. Profesjonalny wygląd dokumentów wpływa na postrzeganie firmy przez klientów.
3. Funkcjonalność wielowalutowa
Oprogramowanie powinno obsługiwać różne waluty, co jest niezbędne przy współpracy międzynarodowej. Automatyczne przeliczanie według aktualnych kursów eliminuje błędy w wycenie.
System musi aktualizować kursy walut regularnie. To zapewnia dokładność obliczeń i zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
4. Połączenia z bramkami płatności
Integracja z systemami płatności online ułatwia klientom regulowanie należności. Bezpośrednie linki do płatności w dokumencie przyspieszają proces rozliczenia.
Szybsze płatności poprawiają płynność finansową firmy. Automatyczne potwierdzenia płatności eliminują konieczność ręcznego sprawdzania wpłat.
5. Monitorowanie rozliczeń
System musi śledzić stan każdego dokumentu – czy został opłacony, pozostaje zaległy lub jest przeterminowany. Automatyczne przypomnienia o płatności oszczędzają czas i poprawiają ściągalność.
Przejrzyste oznaczenia statusów pozwalają szybko identyfikować problematyczne faktury. Kontrola należności staje się znacznie prostsza dzięki wizualnym oznaczeniom.
6. Administracja kontaktami
Moduł zarządzania klientami powinien przechowywać kompletne dane kontrahentów oraz historię współpracy. Notatki i przypomnienia pomagają w utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
Szybki dostęp do danych klienta przyspiesza tworzenie kolejnych dokumentów. System powinien pamiętać preferencje każdego kontrahenta co do sposobu dostawy i płatności.
7. Analiza finansowa
Program musi generować różnorodne zestawienia – od raportów sprzedaży po analizy VAT. Kompleksowe raporty wspierają podejmowanie decyzji biznesowych i planowanie budżetu.
Możliwość filtrowania danych według okresów, klientów czy produktów zwiększa użyteczność raportów. Eksport do popularnych formatów ułatwia dalszą analizę danych.
8. Mobilność rozwiązania
Aplikacja mobilna pozwala zarządzać fakturowaniem z każdego miejsca. Funkcja skanowania dokumentów i natychmiastowego wysyłania faktur zwiększa elastyczność pracy.
Synchronizacja z wersją desktopową zapewnia spójność danych. Możliwość pracy offline jest dodatkowym atutem przy niestabilnym połączeniu internetowym.
9. Wielopoziomowy dostęp
System powinien umożliwiać tworzenie kont dla różnych pracowników z odpowiednimi uprawnieniami. Księgowy może potrzebować pełnego dostępu, podczas gdy handlowiec tylko do tworzenia ofert.
Bezpieczeństwo danych jest kluczowe przy udostępnianiu systemu wielu osobom. Logi aktywności pozwalają śledzić, kto wprowadzał zmiany.
10. Procesy automatyczne
Automatyzacja powtarzalnych czynności, takich jak wysyłanie cyklicznych faktur czy przypomnień o płatności, znacznie oszczędza czas. Regularne faktury abonamentowe mogą być generowane bez interwencji użytkownika.
Zmniejszenie ryzyka błędów to kolejna korzyść z automatyzacji. System może również automatycznie archiwizować opłacone dokumenty i aktualizować stany magazynowe.
Ile kosztuje program do fakturowania?
Podstawowe narzędzia do wystawiania faktur
Elementy składowe prostych programów obejmują standardowe wystawianie dokumentów, zarządzanie danymi kontrahentów i podstawowe zestawienia finansowe. Te rozwiązania charakteryzują się przystępnymi cenami, co czyni je idealnymi dla jednoosobowych działalności gospodarczych.
Wersje bezpłatne pozwalają na korzystanie z ograniczonych możliwości. Mogę wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu lub używać jedynie najważniejszych funkcji.
Opcje płatne rozpoczynają się od kwoty 15-30 złotych miesięcznie za standardowe pakiety. W tej cenie otrzymuję nieograniczoną liczbę faktur, dostęp do gotowych wzorów oraz możliwość łączenia z systemami płatności elektronicznych.
Rozbudowane systemy fakturowania
Kompleksowe platformy dostarczają zaawansowane możliwości księgowe, funkcje magazynowe, narzędzia CRM oraz szczegółowe raporty finansowe. Chociaż wiążą się z wyższymi kosztami, oferują pełne wsparcie dla rozwijających się przedsiębiorstw.
Przeciętne wydatki na tego typu programy wynoszą od 50 do 150 złotych miesięcznie za pojedynczego użytkownika. Koszty mogą wzrosnąć przy potrzebie dostępu dla większej liczby pracowników.
Specjalistyczne możliwości takie jak automatyzacja procesów, obsługa międzynarodowych walut czy integracje z systemami ERP podnoszą cenę do 200-300 złotych miesięcznie. Ostateczna kwota zależy od liczby użytkowników i zakresu wymaganych funkcji.
Wydatki według wielkości przedsiębiorstwa
| Typ firmy | Miesięczny koszt | Charakterystyka |
|---|---|---|
| Małe przedsiębiorstwa | 20-50 PLN | Podstawowa funkcjonalność księgowa |
| Średnie firmy | 100-200 PLN | Wsparcie wielu użytkowników, zaawansowane opcje |
| Duże korporacje | 300+ PLN | Niestandardowe rozwiązania, kompleksowe integracje |
Małe firmy znajdują odpowiednie rozwiązania za 20-50 złotych, co zapewnia wystarczającą funkcjonalność do codziennego zarządzania dokumentami.
Średnie przedsiębiorstwa wybierają bardziej rozbudowane pakiety w przedziale 100-200 złotych miesięcznie, które wspierają zespołową pracę oraz złożone procesy biznesowe.
Porównanie cen dostępnych programów
Przedstawiam aktualne cenniki popularnych systemów fakturowania:
- Fakturownia: od 10 zł/mies. – darmowy plan z ograniczeniami
- Faktura.pl: od 14 zł/mies. – 30-dniowy test bezpłatny
- iFirma: od 13 zł/mies. – miesięczny okres próbny
- FakturaXL: od 12 zł/mies. – 10 bezpłatnych faktur miesięcznie
- wFirma: od 19 zł/mies. – 30 dni testowania za darmo
- InFakt: od 25 zł/mies. – miesięczny dostęp testowy
- Firmao: od 49 zł/mies. – 14-dniowa wersja próbna
Każdy z wymienionych programów oferuje możliwość bezpłatnego testowania przed podjęciem decyzji o zakupie. Pozwala mi to sprawdzić funkcjonalność oraz dopasowanie do specyficznych potrzeb mojej działalności gospodarczej.
Podsumowanie – które oprogramowanie fakturujące wybrać w 2025 roku?
Wybór odpowiedniego systemu fakturowania w 2025 roku zależy od specyfiki prowadzonej działalności i dostępnych środków finansowych.
Dla prostych potrzeb fakturacyjnych polecam Faktura.pl ze względu na optymalne połączenie funkcji i ceny. System ten charakteryzuje się intuicyjną obsługą oraz automatyzacją kluczowych procesów.
Dla zwolenników minimalistycznych interfejsów najlepszym rozwiązaniem okaże się Fakturownia, szczególnie dzięki dostępności permanentnej wersji bezpłatnej.
Dla firm wymagających kompleksowych funkcji warto rozważyć wFirma lub Firmao. Oba programy łączą fakturowanie z:
- Zarządzaniem magazynem
- Funkcjami księgowymi
- Systemem CRM
- Licznymi integracjami
Opcje bezpłatne obejmują FakturaXL oraz iFirma, które sprawdzą się podczas rozpoczynania działalności gospodarczej. InFakt stanowi doskonałą alternatywę dla osób poszukujących połączenia fakturowania z profesjonalnymi usługami księgowymi.
Niezależnie od charakteru działalności – czy jesteś freelancerem, prowadzisz e-commerce, czy zarządzasz biurem księgowym – każdy z opisanych systemów oferuje bezpłatny okres testowy.
Wykorzystaj te wersje próbne do praktycznego sprawdzenia funkcjonalności i wybierz rozwiązanie najlepiej odpowiadające Twoim wymaganiom operacyjnym.
Najczęściej zadawane pytania
Który program do wystawiania faktur wybiera się najchęściej?
Na podstawie mojej analizy, Faktura.pl wyróżnia się jako najbardziej polecane rozwiązanie. Program ten charakteryzuje się przejrzystym interfejsem użytkownika oraz kompleksowym zestawem narzędzi.
Dostarcza profesjonalne wsparcie techniczne i sprawdza się w różnych rodzajach działalności. Zarówno jednoosobowe firmy, jak i rozrastające się przedsiębiorstwa znajdą w nim odpowiednie funkcjonalności.
Jaka jest cena programów do fakturowania?
Dostępne są rozwiązania bezpłatne oferujące podstawowe możliwości tworzenia dokumentów. Płatne wersje wahają się od kilku do kilkudziesięciu złotych w skali miesięcznej.
Droższe pakiety zawierają rozszerzone opcje takie jak:
- Połączenie z systemami księgowymi
- Automatyczne procesy robocze
- Dostęp przez urządzenia mobilne
Które programy do wystawiania dokumentów polecam?
Rekomendowane rozwiązania obejmują Faktura.pl, wFirma, FakturaXL oraz Fakturownia. Te platformy charakteryzują się łatwością obsługi i dostosowaniem do wymagań różnych grup użytkowników.
Umożliwiają generowanie dokumentów VAT, pro forma, korekt oraz faktur w walutach obcych. Dodatkowo oferują zestawienia finansowe, integracje płatnicze i funkcjonowanie w chmurze obliczeniowej.
Jaki program do prostego fakturowania wybieram?
Fakturownia stanowi optymalne rozwiązanie dla prostoty użytkowania. To narzędzie dedykowane małym firmom, freelancerom oraz osobom prowadzącym samodzielną działalność.
Program pozwala na błyskawiczne tworzenie różnych typów dokumentów i automatyzuje procesy księgowe. Dzięki pracy w chmurze zapewnia dostęp do dokumentów z każdego miejsca.
Co oznacza mobilny program do dokumentów?
Mobilny program to aplikacja umożliwiająca tworzenie, kontrolowanie i przesyłanie faktur poprzez smartfony lub tablety. Stanowi praktyczne rozwiązanie dla aktywnych przedsiębiorców wymagających stałego dostępu do dokumentacji.
